Nghiên cứu điều kiện thực tiễn xây dựng website bảo tàng


Công nghệ thông tin là một trong những động lực quan trọng nhất của sự phát triển. Cùng với một số ngành khoa học khác, công nghệ thông tin đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của thế giới hiện đại.

Chính phủ đã ban hành Nghị quyết (số 49/CP ngày 4/8/1993) về phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam trong đó nêu rõ mục tiêu: “Mọi lĩnh vực kinh tế, xã hội, văn hoá, an ninh, quốc phòng đều phải ứng dụng công nghệ thông tin để phát triển”.

Hơn 10 năm qua các bộ, ngành trong cả nước đã triển khai nhiều đề án và kế hoạch để thực hiện mục tiêu này. Sau khi thử nghiệm một số dự án ứng dụng tin học trong quản lý, năm 2004, Cục Di sản văn hoá cùng với Công ty Cổ phần Truyền thống Việt Nam (Vinacomm) xây dựng dự án tiền khả thi nhằm thiết lập và phát triển hệ thống thông tin của ngành di sản văn hoá. Chúng tôi đã tiến hành điều tra hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin của ngành. 90% trong tổng số 170 đơn vị bảo tàng và ban quản lý di tích đã trả lời phiếu điều tra. Kết quả như sau: 78% đơn vị chỉ dùng máy tính để soạn thảo văn bản; 3% đơn vị có sử dụng các phần mềm tin học ứng dụng để quản lý hiện vật, quản lý khách tham quan, quản lý công văn, thư điện tử, kế toán; chỉ có 2% đơn vị đã kết nối và sử dụng Internet. Thực trạng này cho thấy, về lĩnh vực công nghệ thông tin, ngành bảo tàng đã và đang tụt hậu so với nhiều ngành khác.

Ngày nay, Internet đã trở thành phương tiện thông tin phổ biến trên toàn thế giới. Nguồn tài nguyên thông tin mạng vô tận đem lại cho các bảo tàng nhiều lợi ích:

- Là phương tiện tuyên truyền nhanh nhất trên một phạm vi rộng, giá rẻ.

- Là mạng thông tin, chủ động cập nhật, truyền dữ liệu và quản lý hệ thống thông tin ngành. Là thư viện, kho lưu trữ ngân hàng dữ liệu về di sản văn hoá.

- Là trưng bày bảo tàng ảo phục vụ những người chưa có điều kiện đến thăm bảo tàng thực và cung cấp các thông tin chỉ dẫn để khách tham quan tìm đến bảo tàng.

- Là diễn đàn để các nhà nghiên cứu, các cán bộ bảo quản, các cán bộ giáo dục, hoạ sỹ thiết kế bảo tàng... thảo luận, chia sẻ thông tin và kinh nghiệm công tác mà không bị cách trở bởi vị trí địa lý.

- Là diễn đàn để các bảo tàng giới thiệu chức năng nhiệm vụ, năng lực, kế hoạch, dự án của bảo tàng để tranh thủ sự hỗ trợ của công chúng.

- Từ mạng Internet bảo tàng có thể tải các phần mềm miễn phí để sử dụng cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ và cập nhật kỹ thuật.

Website là phương tiện thông tin và giáo dục phổ biến của bảo tàng. Trong tương lai, có thể mỗi bảo tàng ở Việt Nam sẽ có khả năng xây dựng và duy trì một website riêng. Nhưng hiện nay, trong 115 đơn vị bảo tàng mới chỉ có 02 bảo tàng có website. Vài năm gần đây, một số đơn vị trong ngành đã được đầu tư lớn để xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin như Bảo tàng Hồ Chí Minh, Bảo tàng Cách mạng Việt Nam, Bảo tàng Văn hoá các dân tộc Việt Nam, Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam và Cục Di sản văn hoá. Website là mong muốn và mục tiêu phấn đấu của nhiều bảo tàng. Làm thế nào để có một website phù hợp với nhu cầu? Để góp phần trả lời câu hỏi này, chúng tôi sẽ trình bày một số ý kiến cơ sở thực tiễn để xây dựng wesite bảo tàng.

1 - Từ ý tưởng đến nội dung

Để có ý tưởng, trước hết cần xác định đối tượng mục tiêu của website. Ai là khách hàng của chúng ta? Họ truy cập trang web bảo tàng nhằm mục đích gì? Giải trí? Tìm thông tin về các chương trình hoạt động mới? Tìm tư liệu hay là tìm chỉ dẫn đến bảo tàng?. Năm 2000, Hội Bảo tàng Mỹ đã phối hợp với một trường đại học ở Texas tiến hành điều tra trên 4 đối tượng chính thường sử dụng trang web bảo tàng. Họ là nhà nghiên cứu, sinh viên, giáo viên và khách tham quan phổ thông. Sau khi phân tích tần xuất truy cập họ đã có báo cáo thống kê như sau:

- Tìm kiếm thông tin về các trưng bày gần đây: 68

- Tìm kiếm các bộ sưu tập: 63

- Tìm kiếm thông tin về các sự kiện đặc biệt: 60

- Tìm kiếm hướng dẫn chỉ đường đến bảo tàng: 56

- Tìm kiếm ảnh phù hợp: 49

- Tìm kiếm thông tin về nghiên cứu: 46

- Tìm kiếm thông tin liên hệ: 38

- Mua quà lưu niệm trên mạng: 18

Báo cáo này giúp ta xác định được những yêu cầu nội dung chính, thường là phần “cứng”, cố định của trang web bảo tàng.

Thứ nhất là, mục giới thiệu các phần trưng bày hiện có, đặc biệt là trưng bày mới lại bảo tàng.

Thứ hai là, mục giới thiệu hiện vật/sưu tầm (không nên giới thiệu tất cả hiện vật mà chỉ giới thiệu hiện vật gắn với các trưng bày và hiện vật quý, đẹp).

Thứ ba là, mục thông tin về chương trình giáo dục và các hoạt động dành cho công chúng.

Thứ tư là, mục thông tin chỉ dẫn, dịch vụ phục vụ.

Thứ năm là, giới thiệu về tính chất, nhiệm vụ và năng lực của bảo tàng. Ngoài những nội dung chính kể trên, trên trang chủ còn có các mục thông tin dành cho báo chí, dành cho trẻ em, mục trao đổi ý kiến, mục giúp đỡ bảo tàng...

Website sẽ là công cụ đem lại nhiều lợi ích cho bảo tàng khi mà bảo tàng cân bằng được giữa khả năng của bảo tàng và yêu cầu của trang web. Vì vậy, khi bắt đầu xây dựng cần cân nhắc kỹ nội dung, tập trung vào điểm mạnh và nhu cầu chính của bảo tàng, không nên phát triển quá rộng khi chưa đủ năng lực. Có một số bảo tàng có xu hướng làm dự án với quan điểm “hoành tráng”, đặt thiết kế website lớn, nhiều mục nội dung, nhiều hình ảnh và nhiều chức năng tương tác. Không nên coi website có thể thay thế việc xem bảo tàng thực, hiện vật thực. Đặc trưng của bảo tàng là giáo dục trực quan thông qua hiện vật gốc. Website chỉ là một tờ gấp (brochure), một cuốn sách hướng dẫn tham quan bảo tàng bằng thông tin điện tử. Mục đích của website là tạo điều kiện thuận lợi để công chúng tiếp cận bảo tàng. Một trang web tạo hình đơn giản, thông tin được biên tập chặt chẽ, khống chế dung lượng và cập nhật thường xuyên sẽ đáp ứng hiệu quả yêu cầu của người sử dụng và mong muốn của bảo tàng hơn là trang web lớn mà thông tin cũ. Bởi vì với các kỹ thuật phức tạp và phạm vi quá rộng sẽ đòi hỏi phải chi phí lớn để theo dõi, cập nhật, bảo trì. Nếu thiếu khả năng cung ứng, chất lượng web sẽ ngày một kém đi. Như vậy quan điểm thực tiễn thà ít mà tốt cần được vận dụng ngay từ khi có ý tưởng xây dựng web. Bảo tàng nào giữ được sự cân bằng giữa nhu cầu và khả năng, tính toán được thời gian, kinh phí và nhân lực cho dự án thì website đó hoạt động sẽ đều và tốt.

2 - Từ nội dung đến hình thức

Thiết kế trang web cũng như thiết kế trưng bày. Tính chất nghiên cứu, giáo dục và yêu cầu trực quan sinh động đòi hỏi trang web vừa phải có tính hàn lâm của cơ quan nghiên cứu, giáo dục khoa học, vừa phải có tính phổ thông của cơ quan văn hoá phục vụ công chúng. Website chính là tiếng nói của bảo tàng, đại diện cho bảo tàng. Bảo tàng chỉ nên tập trung vào những vấn đề mà họ biết chắc rằng có ưu thế nhất để giới thiệu. Người sử dụng luôn luôn tin tưởng ở tính chất đảm bảo và xác thực của thông tin bảo tàng. Chính vì vậy mà dữ liệu đưa lên web cần được bảo vệ, kiểm tra và kiểm tra nhiều lần để tránh sơ xuất. Những website tốt là những web có chế độ định kỳ đánh giá và luôn cập nhật thông tin, hình ảnh mới. Thông tin cũ phải xoá đi hoặc đưa vào các file lưu trữ để tra cứu.

Hình thức thể hiện các bài viết (text) trên trang web như thế nào là tốt? Người sử dụng không đọc web như đọc sách. Không bao giờ họ đọc theo thứ tự các mục của một trang. Vào web là để tìm thông tin. Người sử dụng “nhảy” từ trang này sang trang khác, quét lướt (scan) những thông tin chính, in ra và sau đó nghiên cứu. Do đó các bài viết/tin cho web không nên dài, nên sử dụng các dấu (bullets) để dễ phân loại thông tin. Mỗi đoạn nên có chủ đề hoặc ý chính in đậm hoặc đổi phông chữ và đổi màu nhằm thu hút sự chú ý của người xem. Nếu cần đưa các bài nghiên cứu thì nên mở các đường dẫn (link) tới tệp lưu trữ các bài viết đó. Những người làm web phải biết cách tổ chức thông tin sao cho hợp lý và hiệu quả trên ba tiêu chuẩn: súc tích, có khả năng quét nhanh những tin chính và thông tin có mục đích (thuật ngữ kỹ thuật thông tin gọi là concise; scannable và objective).

Sau khi đã xác định ý tưởng và những nội dung chính của trang web, nhóm xây dựng web sẽ làm việc với các chuyên gia thiết kế để xem xét việc trình bày và chọn kỹ thuật để phát triển trang web. Trước hết họ phải cùng nhau tính toán những yêu cầu về đồ hoạ thị giác, yêu cầu kỹ thuật, yêu cầu về nguồn lực để đáp ứng yêu cầu nội dung. Nhóm này rất cần các cán bộ giáo dục bởi vì mục tiêu chính của website là giáo dục. Cán bộ giáo dục sẽ phối hợp các chuyên gia thiết kế đưa ra những lựa chọn gắn với phương pháp giáo dục bảo tàng. Website là hình ảnh của bảo tàng, vì thế hình thức của trang web phải phản ánh được chức năng của bảo tàng, quảng bá hình ảnh bảo tàng và để lại ấn tượng tốt cho khách tham quan. Hình thức trang web rất quan trọng. Trang web đẹp sẽ làm cho người sử dụng dành nhiều thời gian để khám phá web hơn. Màu sắc cũng có thể làm tăng thêm ý nghĩa của các yếu tố đồ hoạ và tạo nên phong cách của bảo tàng. Có thể xem web của Bảo tàng Hàng không Canada; Bảo tàng Lưu niệm Holocaust - Mỹ (www.ushmm.org) để tham khảo ví dụ về màu sắc của website bảo tàng.

3 - Từ hình thức đến kỹ thuật

Yêu cầu nội dung của bảo tàng và nhu cầu của người truy cập sẽ quyết định công nghệ nào mà bảo tàng sẽ sử dụng cho website của mình. Để xây dựng và vận hành một trang web, cần chuẩn bị trước một số thiết bị kỹ thuật và công nghệ chính: Máy tính; phần mềm; đường truyền Internet; máy quét; máy ảnh và máy quay video kỹ thuật số; cơ sở dữ liệu; hệ thống quản trị dữ liệu. Công nghệ thông tin phát triển rất nhanh và các yếu tố kỹ thuật cơ bản của website cũng liên tục thay đổi. Vì vậy, khi xây dựng website các bảo tàng cần tính đến yếu tố kỹ thuật để còn mở rộng và phát triển. Kỹ thuật lạc hậu sẽ hạn chế số lượng người truy cập, song kỹ thuật quá đặc biệt cũng khó khăn cho họ. Khi trang web có chương trình video, audio và công nghệ tương tác đòi hỏi người sử dụng phải cài đặt một số phần mềm như Macromedia Flash, Shockware, Apple QuickTime và Adobe Reader vào máy tính của họ. Nhưng không phải máy tính nào cũng có thể cài đặt được tất cả các phần mềm đó vì các tệp quá lớn. Vì vậy, công nghệ tốt nhất, dễ sử dụng nhất mà người ta hay sử dụng để lập trình các trang web là ASP hoặc JSP kết hợp các thẻ HTML (Hyper Text Marking Language) với các ngôn ngữ kịch bản như VBScript, JavaScript. Điều quan trọng nữa là bên cạnh các website, bảo tàng cần thiết phải xây dựng hệ thống thư điện tử (email) để khách tham quan phản ánh ý kiến về nội dung cũng như vấn đề về tiện ích kỹ thuật để bảo tàng kịp thời điều chỉnh các yếu tố kỹ thuật. Khi lập kế hoạch làm website phải sớm chọn tên miền cho website. Cách chọn tên tốt nhất là gắn với tên bảo tàng và dễ nhớ. Ví dụ www.dantochocvn.org.vn; www.disanvanhoa.gov.vn.

4 - Từ khai trương đến duy trì hoạt động thường xuyên

Website là một hình thức bảo tàng ảo. Khác với xây dựng bảo tàng thật, việc xây dựng bảo tàng ảo lại cho phép triển khai từng bước, vừa làm vừa rút kinh nghiệm bởi vì có thể vừa xây vừa sửa đổi thiết kế hoặc xây lại từng phần. Để có một trang web tốt phải có thời gian hoạt động, đánh giá và chỉnh sửa. Nên thực hiện theo nguyên tắc: Từ nhỏ đến lớn; từ đơn giản đến đa dạng; từ đơn tuyến đến đa tuyến. Trang web bảo tàng được coi là “thông minh” là trang web có giao diện thoáng, tập trung vào mục đích chính nhưng lại có sự kết nối một cách hữu ích và thuận tiện với các website khác. Vừa cung cấp thông tin một cách dồi dào, phục vụ nhiều đối tượng, nhiều nhu cầu lại vừa mang tính đặc thù của cơ quan mình. Khi xây dựng website mới, có thể tham khảo quy trình với các bước cơ bản như sau:

- Lấy ý kiến của cán bộ khoa học của bảo tàng, của khách tham quan để xác định mục tiêu và yêu cầu của trang web.

- Thống kê và xác định các yếu tố liên quan đến nguồn lực mà bảo tàng có thể sử dụng để phát triển website: Tư liệu, thông tin, dữ liệu, hình ảnh đã số hoá, thiết bị, con người và kinh phí.

- Tham gia ý kiến thiết kế trang web với cán bộ lập trình. Chuẩn bị nội dung chi tiết. Lựa chọn công nghệ phù hợp với chương trình.

- Lập trình, cài đặt, tích hợp, chạy thử.

- Điều tra ý kiến người sử dụng, đánh giá chất lượng.

- Bảo trì, cập nhật nội dung, nâng cấp kỹ thuật.

- Tiếp tục duy trì, phát triển.

Việc khai trương một trang web bảo tàng không khó nhưng việc duy trì, phát triển nó là điều không dễ dàng. Về kinh phí, ngoài chi phí ban đầu cho nghiên cứu, thiết kế, lập trình, bảo tàng sẽ phải trả lệ phí năm cho đăng ký tên miền, trả tiền cho web chủ theo tháng, tiền để bảo trì, trả lương cho cán bộ phụ trách web. Về thông tin, bảo tàng phải có nhân lực để làm ảnh, làm tư liệu, cập nhật thông tin, trả lời ý kiến độc giả, dịch thuật... Về kỹ thuật, phải mua thêm thiết bị, phải cập nhật các phần mềm theo thời gian. Phần nội dung có tính tương tác (khám phá, trò chơi, ảnh 3D...) sẽ rất tốn kém cả về tài chính và công sức, vì vậy, các bảo tàng hãy nhạy bén để quyết định phạm vi và tính năng website của mình.

Làm website là công việc còn rất mới đối với các đơn vị trong ngành di sản văn hoá. Cố gắng nghiên cứu thực tiễn, rút kinh nghiệm để tiến tới xây dựng website của đơn vị là mục tiêu của bài viết này, xin được trao đổi cùng các bạn đồng nghiệp.

(Tạp chí Di sản văn hóa số 4 (13) - 2005)

Lê Thị Minh Lý


Sự kiện qua ảnh

59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59
59

Tìm kiếm

Liên kết website